En textos anteriores se hizo un repaso de la importancia de los indicadores clave de rendimiento (KPIs por su siglas en ingles.) en las empresas.
Prokuria, plataforma de automatización de adquisiciones, explicó en un texto publicado en su página web la importancia de los key performance indicators como una herramienta que ayuda a las organizaciones a analizar si siguen en el camino correcto para lograr sus metas.
La primera entrega se centró en los principales indicadores de procurement y lo que deben de medir. Luego tocó turno a los vinculados específicamente en la cadena de suministro.
La trilogía se complementa con los KPIs de abastecimiento y gestión de proveedores.
¿En qué consiste el abastecimiento en una empresa?
Como su nombre lo indica, el abastecimiento consiste en localizar fuentes de bienes y servicios para la empresa.
Cuando el aprovisionamiento se refiere generalmente a la logística de la adquisición de materiales, se centra únicamente en encontrar los mejores y más rentables proveedores para esos bienes. Esta parte del proceso incluye todo, desde exploración, negociación, investigación de mercado y pruebas de calidad de los proveedores.
Al implementar un abastecimiento efectivo, todo el proceso de adquisición será más eficiente y simplificado.
El abastecimiento también consiste en encontrar un buen equilibrio entre la calidad de las materias primas y los servicios, y su asequibilidad.
Cuanto menos gaste la empresa en los bienes y servicios que se necesitan, más beneficios se obtendrán. Sin embargo, si el costo de estos materiales es demasiado bajo, su calidad también corre el riesgo de ser similar.
Es muy importante que la organización mantenga sus estándares de calidad; de lo contrario puede perder clientes y negocios.
La importancia de saber elegir a los proveedores
Los autores del texto destacan que siempre es una buena idea tener al menos un proveedor de respaldo para cada producto o servicio, en caso de que el primero no pueda cumplir con su pedido.
También piden poner especial atención en garantizar que todos los proveedores mantengan el nivel deseado de servicio y calidad. En pocas palabras, el abastecimiento es un proceso interminable, aunque parezca sencillo.
Antes de que el proceso de abastecimiento comience, las empresas deben evaluar sus necesidades de compra, trazar un plan, realizar estudios de mercado e identificar proveedores potenciales.
Una vez completado esto, el equipo de abastecimiento puede evaluar a los proveedores y elegir el más adecuado para cada necesidad individual.
Principales KPIs de abastecimiento
Número de proveedores: es necesario realizar listas para categorizarlos y con ello experimentar un aumento en la eficiencia, así como un ahorro de costes.
Aumentar el número de proveedores en otras áreas, por otro lado, puede ayudar a reducir el riesgo de suministro.
Calificaciones de proveedores: este indicador toma en consideración el desempeño de estos en varios parámetros.
Entre dichas mediciones se puede incluir la capacidad de respuesta, entregas puntuales de suministros, precisión de facturas o calidad del material.
Esta métrica ayuda a identificar la fortaleza de la base de proveedores actual e identificar los distribuidores fuertes y débiles en la lista.
Las empresas pueden utilizar estos datos para identificar, recompensar y retener a los proveedores con buen desempeño y, al mismo tiempo, tomar medidas correctivas con respecto a los débiles.
Tasa de cumplimiento: este KPI de abastecimiento representa la totalidad de los acuerdos básicos que la organización tiene con sus proveedores.
Muestra los distintos requisitos como tiempos de entrega, descuentos especiales, tiempos máximos de reacción en caso de problemas, etcétera.
Este indicador proporciona una guía para ahorrar costos a través de mejores negociaciones con los proveedores.
Disponibilidad del proveedor: se refiere al número de veces que los productos están disponibles o al número total de pedidos realizados con el distribuidor.
Tasa de defectos de proveedores: mide el porcentaje de productos recibidos de vendedores y proveedores que no cumplen con los requisitos de calidad.
La tasa de defectos del proveedor es crucial cuando se trata de determinar la calidad final de un producto.
Tasa de rechazo de proveedores y costos: estas dos métricas deben monitorearse de manera regular, ya que la correlación entre ellas informa al equipo de adquisiciones si existen problemas existentes en un nivel más serio.
Estas métricas, junto con las presentadas con anterioridad, pueden ayudar a identificar áreas problemáticas, aumentar la visibilidad y la transparencia, así como agilizar y optimizar todo el proceso de abastecimiento y compras de la organización.
